쓰기 쉬운 프레젠테이션 도구, 크리스탈 엑셀시우스 (월간 마이크로소프트웨어 , 2007/10/08)
기업이 성장하는데 있어 조직 구성원간의 원활한 의사소통은 아무리 강 조해도 지나침이 없다. 오늘날 기업환경은 정보 인프라의 발달로 인해 넘쳐나는 데이터의 홍수 속에서 이를 취합하고 선택하여 의사결정에 필요한 정보로 가공하는 능력이 주목을 받고 있다. 또 하나 간과할 수 없는 것은, 의사소통을 하는 방식/기술이다.
동일한 정보를 어떤 방식으로 전달하는가에 따라 의사 결정의 방향이 달라지고 결정의 시점이 늦어지기도 한다. 그래서 새로운 프로젝트를 기안하거나, 영업실적에 따른 마케팅 전략을 구상하는 기획/마케팅 부서 등에서는 특히 정보전달능력이 중요한 요소로 인식되고 있다.
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정보전달능력이란 흔히 프레젠테이션 능력이라고도 하는데, 훌륭한 프리젠터 뒤에는 반드시 훌륭한 프레젠테이션 도구가 있다. 현재 가장 범용적으로 사용되는 것이 마이크로소프트의 파워포인트이다. 물론 동일한 도구를 사용하지만 이를 사용하는 프리젠터에 따라 그 품질은 천차만별이다. 결국 이를 사용하는 프리젠터의 역량에 따라 달라진다고 할 수 있겠다.
사용이 쉽고 간편한 양방향 프레젠테이션 도구
비즈니스오브젝트 크리스탈 엑셀시우스의 가장 큰 특징은 몇 번의 클릭&드래그만으로 비주얼한 화면 구성이 가능하고, 복잡한 데이터 구조를 직관적이고 이해하기 쉬운 인터렉티브한 결과물을 산출할 수 있는 쉬운 사용법이다. 물론, 엑셀의 기본적인 사용법과 파워포인트 같은 객체기반의 문서편집기 사용에 어느 정도 익숙하다는 전제하에서다.
컴포넌트를 클릭&드래그로 중앙의 작업 영역에 옮겨 놓고 속성 창에서 해당 컴포넌트의 속성을 설정하는 방식으로 작성된다. 예를 들어 차트인 경우 속성 창에서 차트의 제목, 눈금 간격, 그래프의 색상, 최대값/최소값 설정, 글자색 정의 등 외관상의 속성을 정하는 방식으로 동작된다. 이는 엑셀이나 파워포인트에서 객체에 대한 속성을 설정하는 것과 동일한 개념이므로 누구나 쉽게 사용할 수 있다.
실제 차트나 게이지, 콤보박스, 슬라이드 등 다양한 컴포넌트에 연동되는 데이터 모델은 엑셀 파일로부터 모델 가져오기를 통해 이루어지는데 그렇게 하려면 사전에 엑셀 데이터가 준비되어야 한다. 엑셀에 익숙지 않다면 이 부분이 다소 어렵게 느껴질지 모르나, 기본적인 사항은 한두 시간 정도의 교육만으로도 충분히 활용할 수 있을 만큼 어렵지 않다.
흥미로운 것은 엑셀에서 가져온 데이터 모델과 연동하여 컴포넌트를 통해 값을 표시할 뿐만 아니라, 사용자가 컴포넌트를 통해 입력하는 값들이 데이터 모델에 실시간 적용되어 그 값을 기준으로 데이터가 갱신되어 표시가 되는 것이다. 이런 인터렉티브한 기능으로 인해 정보전달 대상자가 원하는 조건에 따른 결과를 바로 확인할 수 있다는 점에서, 평소 프리젠터로서 목말랐던 부분을 속 시원히 해소시켜 주는 제품이라 할 수 있겠다.
그러나 다소 생소한 지도기반의 대시보드라든지 이벤트 동작의 세부 설정, 데이터 값에 따른 경고(보고자 하는 특정 값의 추이에서 지정된 값보다 크거나 작을 경우 그래프의 색상이나 글자색 등이 변경되어 나타나도록 하는 기능) 설정 등 세부 기능의 활용을 위해서는 장시간의 교육이 필요하다.
플래시 기반의 컴포넌트 활용한 비주얼 인터페이스
차트, 슬라이드, 게이지, 콤보박스, 숫자/문자 입력 툴, 지도 라이브러리 등 다양한 비주얼 콤포턴트 제공으로 마우스를 클릭하기만 하면 수많은 시나리오를 구성할 수 있다. 플래시 기반으로 작성된 컴포넌트는 색상이나 모양이 세련되어 큰 노력 없이도 깔끔한 자료 작성이 가능하다. 실제 파워포인트에서 그래프 이미지나 색상을 동일한 수준 정도로 그리려면 많은 노력이 필요할 것이다.
‘직관적이다’는 말은 지도기반의 대시보드가 좋은 예이다. 글로벌 시장 현황에서 지역별 매출현황을 설명할 때, 텍스트 기반의 지역이름과 매출현황을 보여주기보다는 그래픽 기반의 지도상에서 특정 지역을 선택할 때, 해당 지역의 상세한 보고 내용이 나온다면 훨씬 효과적인 전달방법이 될 것이다.
사용자 측면에서 ‘직관적’인 것은 다양한 컴포넌트, 스킨, 맵, 도표 등 비주얼적인 구성으로 특별히 설명을 하지 않더라도 다양한 시나리오를 쉽게 구성할 수 있도록 되어 있다. 지도상에서 마우스 오버시에 해당 지역의 수익이 팝업되고, 클릭하면 아래 그래프에서 해당지역의 각 분기별 수익 현황을 나타난다.
클릭 한번으로 파워포인트, 아웃룩, PDF 및 웹으로 배포
작성된 엑셀시우스 파일은 한 번의 클릭으로 파워포인트, 아웃록, 워드, PDF, 플래시무비(.swf) 파일로 배포가 가능해 사용목적에 맞게 가장 적합한 형태로 결과물을 산출할 수 있다. 플랫폼 독립적이라 PC나 매킨토시, 심지어 PDA 같은 소형 장치 등 매크로미디어 플래시 플레이어가 작동하는 기기면 동작이 가능하다. 플래시 결과물에는 엑셀 데이터 모델을 포함하므로 별도로 데이터 파일을 첨부할 필요가 없다.
플래시무비로 배포할 경우에는 웹페이지로 구성하여 URL을 공유하면 많은 사람들이 네트워크상에서 자료를 공유할 수 있다. 특정 부서에서 주기적으로 발생되는 진행 결과를 많은 부서에서 수시로 공유해야 할 필요성이 있는 경우, 해당 부서는 공유할 자료를 엑셀 데이터에서 데이터모델을 가져와 대시보드를 만든 다음 결과물을 웹에 게시하여 타부서에서 공유할 수 있도록 한다.
이후 주기적으로 발생하는 추가적인 진행사항은 예상판매수량의 콤보박스를 이용하여 특정 값을 선택하면, 선택한 값을 기준으로 매출액, 이익률, 손익분기점 등의 데이터들이 즉각적으로 갱신되어 그래프나 표에 표시된다. 프레젠테이션을 하기 위해서는 파워포인트의 슬라이드에 삽입되는 플래시 형태로 배포할 수 있고, 워드나 PDF 등 문서 내 삽입도 가능하다.
크리스탈 엑셀시우스는 스탠더드, 프로페셔널, 워크그룹 3가지 버전으로 구성된다. 프로페셔널은 스탠더드에 비해 다양한 이미지 컴포넌트들이 추가되고 고급기능 및 PDF로 배포할 수 있다. 워크그룹은 비주얼한 모델과 프레젠테이션을 외부 데이터와 연결이 가능하기 때문에, 모델 가져오기를 통해 엑셀 데이터를 포함시키는 구조인 스탠더드나 프로페셔널과는 달리 외부 데이터와의 연동으로 실시간 모니터링이 가능하다.
